Eine Aufgabe (Task) repräsentiert eine konkrete Tätigkeit, die von einem Mitarbeitenden des Versicherungsunternehmens erledigt werden muss. Jede Aufgabe besteht aus einer konkreten Beschreibung der auszuführenden Tätigkeit und wird über die Aufgabenart typisiert, wie z.B. "Antrag prüfen", "Auszahlung freigeben" oder "Posteingang bearbeiten". Die Aufgabe kann sich auf Dokumente im optischen Archiv beziehen, z.B. eine E-Mail oder einen gescannten Führerschein. Darüber hinaus kann die Aufgabe mit Geschäftsobjekten wie zum Beispiel Geschäftspartnern, Anträgen, Policen oder Schadenfällen verknüpft werden. Die Aufgabe hat ein Zieldatum, bis zu dem die Tätigkeit erledigt sein soll. Sie hängt im Wesentlichen von der Aufgabenart ab und definiert eine maschinelle Priorisierung. Anhand der Aufgabenart wird für jede Aufgabe eine durchschnittliche Bearbeitungsdauer berechnet (Service Level Agreement).

Versicherungsunternehmen haben wie jedes Unternehmen eine Aufbauorganisation, die aus Organisationseinheiten (Org-Units) wie Abteilungen und Gruppen besteht. Jede Organisationseinheit ist dabei für die Durchführung von bestimmten Aufgaben verantwortlich. Jede Aufgabe im Task-Manager ist genau einer Organisationseinheit zugeordnet.

Einer Organisationseinheit sind Mitarbeitenden (Employees), die für die Bearbeitung der Aufgaben ihrer Organisationseinheit zuständig sind, zugeordnet. Jede Aufgabe wird einem Mitarbeitenden zur Erledigung zugewiesen.

Die gleichzeitige Zuordnung einer Aufgabe zu einer Organisationseinheit und einem Mitarbeitenden ersetzt die Unterteilung eines Postkorbsystems in einen "persönlichen Postkorb" und einen "Gruppenpostkorb".

Die Mitarbeitenden einer Organisationseinheit teilen sich typischerweise in zwei Benutzergruppen, die auch Rollen genannt werden: Sachbearbeiter:innen und Gruppenleiter:innen. Sachbearbeiter:innen führen die ihnen zugewiesenen Aufgaben aus. Gruppenleiter:innen leiten eine Organisationseinheit, sind also die unterste Managementebene des Versicherungsunternehmens. Sie steuern die Erledigung der Aufgaben durch die Sachbearbeiter:innen. Die Definition der konkreten Benutzerrollen und deren Rechte erfolgt im Customizing des Task-Managers.

Die Mitarbeitenden und deren Rolle, die sie in einer Organisationseinheit haben, können im Task-Manager verwaltet werden.

Jeden Mitarbeitenden einer Organisationseinheit besitzt Qualifikationen. Eine Qualifikation ist die Voraussetzung für die Erledigung einer konkreten Aufgabe. Qualifikationen werden auf Ebene der Aufgabenarten vergeben. Zum Beispiel kann damit gesteuert werden, dass Beschwerden nur von hinreichend erfahrenen Mitarbeitenden beantwortet werden.

Die Qualifikationen der Mitarbeitenden einer Organisationseinheit können im Task-Manager verwaltet werden.

Aufgaben werden unmittelbar nach der Anlage einer verantwortlichen Organisationseinheit zugeordnet. In der Regel hängt die Zuordnung von der Aufgabenart ab. Beispielsweise könnten Schadenmeldungen im Bereich Kfz an eine Gruppe, die für die Regulierung der Kfz-Schadenfälle verantwortlich ist, zugewiesen werden. Es können auch weitere Eigenschaften der Aufgabe berücksichtigt werden, wie z.B. der Wohnort des Versicherungsnehmers (falls das Versicherungsunternehmen nach Regionen organisiert ist) oder Nachname des Versicherungsnehmers (A-M in Gruppe 1, N-Z in Gruppe 2).

Aufgaben werden im Normalfall durch eine zeitgesteuerte Massenzuweisung den Mitarbeitenden der Organisationseinheit zugeordnet. Zum Beispiel läuft ein Batch in der Nacht vor jedem Arbeitstag und verteilt die Aufgaben mit der höchstens Priorität. Bei der Verteilung werden Rolle, Arbeitszeit und Qualifikationen der Mitarbeitenden berücksichtigt.

Im User Interface kann auch eine manuelle Massenzuweisung durchgeführt werden. Dort stehen für die Selektion Filter nach Aufgabenarten zur Verfügung. Wenn zum Beispiel alle Aufgaben mit der Aufgabenart "Vergütung bearbeiten" eine besonders hohe Priorität haben, können diese Aufgaben unmittelbar verteilt werden.

Darüber hinaus kann man einem Mitarbeitenden auch eine einzelne Aufgabe zuweisen.

Bei längeren geplanten oder ungeplanten Abwesenheiten kann man alle Aufgaben eines Mitarbeitenden zurücklegen.

Eine Freigabe stellt eine besondere Art der Aufgabe dar. Wenn eine Tätigkeit unterbrochen werden muss, weil nach einem Vier-Augen-Prinzip eine andere Person ihre Zustimmung erteilen muss, dann wird eine Freigabe-Aufgabe im Task-Manager angelegt. Eine Freigabe hat immer eine:n Freigabeanforderer:in. Die Aufgabe muss von einer anderen Person erledigt werden.

Ein Workflow ist der Ausschnitt eines Geschäftsprozesses, der häufig auftritt und in der gleichen Art und Weise mit einer hohen Automatisierung erledigt werden kann. Sind an einem Workflow mehrere Fachsysteme beteiligt, dann wird der Workflow in der Regel von einer Workflow-Engine ausgeführt. Für den Fall, dass die Instanz eines Workflows nicht vollständig automatisiert durchgeführt werden kann, wird im Task-Manager eine Aufgabe zur manuellen Bearbeitung angelegt. Nach der Anlage pausiert die Instanz des Workflows. Bei der Anlage der Aufgabe wurde dem Task-Manager ein Callback zur Wiederaufnahme mitgegeben. Sobald die Aufgabe im Task-Manager erledigt ist, wird über den Callback-Mechanismus die Workflow-Instanz wieder angestoßen.

Der Task-Manager kann auch direkt in bestehende Fachanwendungen integriert werden. Wird z.B. eine Zahlung in einem Schadenfall nach einem Zufallsprinzip zur Freigabe ausgesteuert, dann wird direkt aus dem Schadensystem eine Aufgabe im Task-Manager erzeugt. Wird von der anderen Person über die Freigabe im Schadensystem entschieden, d.h. die Zahlung wird freigegeben oder abgelehnt, dann wird die Aufgabe im Task-Manager direkt geschlossen. Eine Indirektion über eine Workflow-Engine ist nicht erforderlich.